Atelier de dématérialisation des factures fournisseurs

Outil de dématérialisation fiscale

Workflow de validation

EASYDEMAT propose pour la gestion des factures fournisseurs :

• un atelier de dématérialisation basé sur :
• deux logiciels édités par la société IRIS : IRIS Document Server et IRIS Capture Pro for Invoices ;
• une mise en œuvre de ces logiciels développée par la société EASYDEMAT.
• une application de workflow pour valider les factures et les gérer jusqu’au stade du paiement.

Cet atelier peut être, notamment en fonction de considérations économiques :

• utilisé en ligne de façon dédiée ou mutualisée – paiement en fonction de l’utilisation ;
• implanté au sein du système d’information du client – ou au sein d’un groupe aux moyens hétérogènes en s’adaptant à chacun d’eux.

Après traitement des factures, il est livré en sortie :

• des fichiers au format .pdf (un par facture) nommés suivant le plan du client (par exemple : date d’émission - nom de l’émetteur - n°) - en option, ces fichiers peuvent être signés et horodatés (LEX PERSONA) ;
• des données au format XML (et/ou Txt) – format adaptable à l’environnement du client.

Ces fichiers et données peuvent ensuite être :

• mis à disposition du client sur un serveur de fichiers ou serveur FTP pour intégration dans son propre système de gestion ;
• intégrés directement et automatiquement via le connecteur approprié dans le système d’information du client (ERP, GED, logiciel comptable, …) ;
• intégrés dans l’application de workflow EASYDEMAT et gérés en ligne jusqu’au stade du paiement.

Schéma de principe de l’atelier
Ecran de vérification des données extraites.

Utilisation mutualisée ou utilisation à distance au sein d’un groupe

Dans le cadre d’une utilisation mutualisée, chaque utilisateur dispose de sa propre base fournisseurs, de son propre format de données en sortie, de son propre plan de nommage et enfin de son propre mode de livraison.

Processus pour un emploi distant

Pour une utilisation à distance (mutualisation entre plusieurs sociétés ou groupe implanté sur plusieurs sites), le processus opérationnel proposé peut être décrit comme suit :

• Réception des factures fournisseurs dans les locaux de chaque entité utilisatrice (société, filiale, agence, établissement, …) ;
• Préparation des factures et numérisation par lot par chacune des entités concernées ;
• Envoi au fil de l’eau par transmission FTP des lots (fichiers) sur le serveur de l’atelier central de dématérialisation – chaque entité ayant son répertoire de dépôt ;
• A réception, et suivant les traitements déjà en cours ou en file d’attente, l’atelier traite les fichiers reçus jusqu’au stade de vérification – arrivé à ce stade, un mail est envoyé à l’opérateur ^[1] de l’entité concernée de la présence d’un lot en attente de vérification ;

L’opérateur se connecte (plusieurs sessions sont possibles en parallèle) et procède à la vérification des lots de factures en attente – une fois terminé, l’opérateur se déconnecte - A noter que l’opérateur peut attendre d’avoir plusieurs lots à valider pour se connecter, voire ne se connecter qu’à J+1 ;

• Dès cette vérification terminée et suivant les autres traitements identiques déjà en cours, l’atelier procède automatiquement au traitement final des fichiers, à savoir notamment :
  • Formatage des données extraites suivant le format spécifié pour chaque entité ;
  • Renommage des fichiers PDF suivant le plan de nommage retenu par chaque entité ;
  • Livraison des données et fichiers PDF correspondants :
  • sur un serveur FTP pour récupération par l’entité concernée ;
  • ou par intégration automatique dans un logiciel de gestion (ERP, GED, comptabilité, …) ;
    • Envoi d’un e-mail informant l’opérateur de l’entité concernée de la livraison des données et de la liste des fichiers correspondants.

[1] L’opération de vérification peut être effectuée en option par EASYDEMAT.