Tarifs et conditions générales

L’atelier de dématérialisation peut être :

• adapté au contexte d’utilisation et déployé au sein du système d’information du client ;
• utilisé en mode distant :
• application dédiée adaptée et paramétrée en fonction des besoins du client ;
• application mutualisée, chaque client ayant son propre paramétrage.

1       Application dédiée déployée sur le site du client ou hébergée

La société EASYDEMAT définit alors une configuration de l’atelier adaptée aux besoins et au contexte d’exploitation, le paramètre, le déploie et forme les personnels du client (administrateur et utilisateurs). Un tel déploiement nécessite une prise de connaissance du contexte afin d’élaborer un devis spécifique.

2       Application hébergée dédiée ou mutualisée en mode SAAS

Dans ce cas, le client :

• utilise à distance l’atelier (atelier mutualisé ou dédié pour une volumétrie importante) qu’EASYDEMAT paramètre suivant les besoins du client (chaque client ayant son propre paramétrage) ;
• paie mensuellement en fonction de l’utilisation faite.

Le client assure alors tout ou partie du processus de traitement, à savoir :

• préparation des factures, numérisation, envoi des fichiers sur le poste de traitement ;
• vérification à distance des données extraites (option : réalisation par EASYDEMAT).

En fin de traitement, les fichiers de données extraites et les fichiers PDF correspondants peuvent être :

• livrés sur un serveur FTP pour intégration au sein d’une GED, ERP ou application comptable ;
• insérés dans une application hébergée – notamment l’application de workflow de validation EasyCalameLive / Commandes & Factures Fournisseurs (ECL / C2F) ;
• ...

Il est précisé que dans le cadre d’une utilisation mutualisée à distance, chaque entité utilisatrice peut disposer de sa propre base fournisseurs, de son propre format de données en sortie, de son propre plan de nommage et enfin de son propre mode de livraison.

Sauf besoin particulier, l’optimisation de l’emploi du serveur pour une utilisation mutualisée conduit à le paramétrer pour effectuer les traitements des fichiers déposés au cours de la journée J entre 19H00 (J) et 8H00 (J+1) et ainsi le rendre disponible pour la vérification des fichiers au cours de la journée J+1.

2.1    Etude préalable de cadrage

Cette étude a pour but d’identifier le contexte du client et de définir le processus à implémenter (en amont et en aval de l’atelier) et donc les paramètres à appliquer pour le bon fonctionnement de l’atelier. Sauf complexité particulière (nombre important de sites, hétérogénéité des moyens bureautiques, …), le forfait pour cette étude est de 1 000, € HT – hors frais de déplacement éventuels.

2.2    Paramétrage de l’atelier

Sur la base de l’étude de cadrage ci-dessus, le paramétrage de l’atelier est réalisé par la société EASYDEMAT pour un forfait de : 500, € HT.

2.3    Dématérialisation des factures

Le prix unitaire de la dématérialisation est fonction de la quantité suivant le barème ci-après :

Les prix de ce barème s’entendent hors vérification par un opérateur et pour un nombre de pages par facture inférieur ou égal à 4. Au-delà de quatre pages par facture en moyenne, un montant de 0,02 € HT sera facturé par page supplémentaire. La facturation minimale mensuelle est de : 100, € HT.

2.4    Vérification par EASYDEMAT (ou un sous-traitant)

La vérification systématique des données extraites par un opérateur est de : 0,19 € HT par facture.

2.5    Options sur devis

La mise en œuvre des options suivantes nécessite une étude du contexte du client et peut se faire avec différents niveaux d’exigence. En conséquence, leur vente est proposée sur devis.

• Définition des codes-barres et des moyens d’impression ;
• Paramétrage du scanner ou du copieur multifonctions ;
• Signature et horodatage des PDF ;
• Workflow de validation ECL / C2F ;
• …..

3       Externalisation totale de la saisie des factures

Dans ce cas, les factures fournisseurs sont adressées directement à un tiers archiveur qui prépare les factures, les numérise, vérifie les données extraites et archive l’original – les fichiers de données et les fichiers PDF correspondants sont livrés au client suivant la procédure retenue.

Cette prestation est proposée sur devis uniquement.

4       Prestations complémentaires de support

La société EASYDEMAT peut concourir à différents travaux comme l’implémentation d’évolutions, le paramétrage, la reprise de données, le chargement de fichiers existants, … aux conditions suivantes.

4.1    Prestations programmées

La société EASYDEMAT propose un support à planifier avec le client aux tarifs suivants :

• Demi-journée d’intervention à distance :     250, € HT ;
• Demi-journée d’intervention sur site :          350, € HT ;
• Journée d’intervention à distance : 450, € HT ;
• Journée d’intervention sur site :      600, € HT.

Nota : Pour les interventions nécessitant le déplacement d’un spécialiste du centre de développement de Ramonville Saint Agne, les frais de déplacement seront comptés à partir de Toulouse et facturés en sus.

4.2 Interventions ponctuelles à distance

La société EASYDEMAT propose un support en service à la demande pour des interventions ponctuelles à distance dans les conditions suivantes, facturation minimum de 30 minutes, puis par tranche de 15 min :

· Tarif des trente premières minutes : 50, € HT

· Tranche de quinze minutes supplémentaires : 20, € HT.

5  Conditions de facturation et de paiement

5.1 Acquisition de licences

· Licences : à la commande ;

· Maintenance : terme à échoir.

5.2 Utilisation en mode distant ou SAAS

· Etude de cadrage et paramétrage : 50% à la commande ; solde à la mise en service.

· Production : Facturation mensuelle en fonction de la quantité (minimum de facturation : 100 € HT) ;

5.3 Prestations complémentaires

· Prestations sur devis : 35% à la commande ; solde après livraison ;

· Prestations ponctuelles : sur relevé mensuel.

5.4 Conditions de paiement

· A réception de facture.

6    Conditions générales de vente

Les conditions générales de vente et de maintenance disponibles sur le site www.easydemat.com sont applicables.