L’automate EASYE-MAIL a été développé avec pour objectifs fonctionnels principaux :

• ne pas altérer le fonctionnement et l’utilisation de la messagerie ;
• « traiter » à réception ou émission tous les e-mails – et ne conserver via des filtres que les e-mails souhaités ;
• s’appuyer sur la notion de dossier pour regrouper dans la GED (ou dans des répertoires) les e-mails avec les autres documents (cohérence et exhaustivité des dossiers, accessibilité, droits d’accès, sauvegarde, …) ;
• signer et horodater – catégoriser via un moteur d’analyse sémantique ;
• éliminer progressivement les e-mails archivés à partir des conditions d’archivage définies au sein des dossiers.

Le traitement de base comprend les opérations suivantes :

• filtrage – dédoublonnage ;
• extraction des principales données ou métadonnées d’identification (date, ID du mail, expéditeur, destinataires principaux et en copie, objet, mots clés, actions requises, dates limites, …) ;
• copie du corps de l’e-mail au format .pdf et nommage du fichier ;
• identification des éventuelles pièces jointes et nommage ;
• enregistrement dans une GED des données et métadonnées – fiche document - avec en PJ l’e-mail au format PDF et ses PJ à leur format natif - où enregistrement des fichiers dans des répertoires arborescents.

A ces opérations peuvent s’ajouter les options suivantes :

• archivage des e-mails dans une même BAL après filtre anti-spam et élimination des doublons – voire dans un coffre-fort pour leur conférer une valeur probante – ou encore archivage des e-mails au format .eml ;
• enregistrement de type « chrono » de tous les e-mails reçus et émis ;
• traitement des PJ (sauf fichiers audio, vidéo, ...) par un outil d’indexation et de compression pour les mettre au format PDF(A) compressé ;
• signature ou scellement des PDF – horodatage ;
• catégorisation via moteur d’analyse KWAGA pour identifier les e-mails demandant une action et visualisation via des tableaux de bord ;
• élimination progressive des e-mails archivés en fonction des critères définis dans la GED.

Schéma de principe EASYE-MAIL Automate de gestion et de classement des e-mails

Le champ d’application d’un tel automate peut être :

• une équipe projet, un groupe de travail permanent ou temporaire, …, avec une implémentation indépendante ou non du système d’information de la société ;
• un groupe, département, service au sein d’une entité, également  avec une implémentation indépendante ou non du système d’information de la société ;
• une société avec l’implémentation au cœur de son système d’information ;
• un hébergeur qui offre un complément aux services de messagerie, d’anti spam, ...

Développé en JAVA, l’automate EASYE-MAIL se déploie dans un environnement Linux ou Microsoft et traite des mails des serveurs de messagerie tels que DOMINO, EXCHANGE 2000/2003/2007, POSTFIX, WEB (GOOGLE APPS, Microsoft BPOS, LOTUSLIVE, ORANGE, …). Une version encapsulée dans une base Domino Notes est également disponible.

Exemple de processus de classement

Le classement peut être réalisé selon le processus suivant – (* suivant paramétrage) :

• *{[Nom dossier]} figurant dans l’objet ou le corps du mail ;
• *E-mail réponse : même dossier que l’e-mail origine ;
• Dossier « Correspondance » au nom de l’émetteur (e-mails entrants) ou du destinataire (e-mails sortants) ;
• *Dossier « E-mails à classer » ou élimination.

L’option KWAGA (identification actions et dates limites) permet notamment d’alimenter les tableaux de bord des :

• actions à faire sur e-mails entrants ;
• actions attendues sur e-mails sortants ;
• actions à faire / attendues sur e-mails internes ;
• e-mails entrants porteur d’une facture.

Sélection des e-mails pour signature et horodatage

• Tout ou rien ;
• Sur détection de critères paramétrables :
• Entité dans l’e-mail par rapport à une liste ;
• Adresse e-mail individuelle par rapport à une liste ;
• Mots clés ou associations de mots définis dans une liste (exemples : Contrat de vente, proposition commerciale, mise en demeure, ...).