EasyE-mail


Gestion managériale des e-mails professionnels

Les principaux points suivants ont conduit à l’architecture EasyE-mail pour améliorer la productivité et les conditions d’utilisation d’une messagerie en milieu professionnel

Gérer des informations (métiers) transmises par e-mails, c’est ?

  1. Qualifier et trier pour éliminer ou conserver & définir pour chaque e-mail comment le conserver (format, support, …) et combien de temps
  2. Appliquer des procédures, disposer de référentiels (plan de classement) et d’un environnement de gestion documentaire
  3. Extraire et enregistrer les données d’identification des e-mails
  4. Associer à chaque e-mail des critères de gestion et les enregistrer
  5. Organiser ces données et critères pour obtenir, en réponse à une requête, un nombre exhaustif et fini de documents

Quelles données d’identification extraire des e-mails ? au moins une quinzaine :
* Date, objet, type (entrant, sortant, interne), catégorie (origine, réponse, transfert), message ID, taille, pièces jointes, émetteur et destinataire(s), entités émettrice et destinataire(s), …

Quels critères de gestion associés pour permettre l’administration pendant toute la durée de vie ? environ une dizaine répartis en deux groupes :
Critères d’enregistrement : Nom de l’affaire ou du projet de rattachement, classe (courant, engageant, contractuel, permanent), sensibilité (faible, moyenne, forte, très forte), droits d’accès
Critères de classement : Format (natif, .eml, .pdf, .pdf horodaté) ; stockage : au format natif (BAL générale et/ou BAL dédiée), autres formats (Serveur bureautique, GED) ;  archivage (GED, SAE, coffre) ; durée ou date limite de conservation ; mots-clés ; …

Comment gérer les données d’identification et critères de gestion ? Vu le nombre de données par e-mail et le nombre d’e-mails potentiellement à suivre, une base de données s’impose !

La mise en œuvre : qui fait quoi et quand ?

Qui qualifie ? L’émetteur ou de destinataire sont, en général, les plus compétents pour qualifier une information
Quand enregistrer dans la base de données ? Lors de la création pour les e-mails émis et dès réception pour les e-mails reçus
Qui enregistre ?
*
Pour un e-mail émis : l’émetteur lors de la rédaction (deux clics avec l’interface EasyE-mail) ou processus automatique
* Pour un e-mail reçu : processus automatique avec, si nécessaire, ajustement par le destinataire (deux clics avec l’interface EasyE-mail)

 

La description des principales interfaces mises à la disposition des utilisateurs figure en page d’accueil / Chapitre Illustration
Accueil / Chapitre Illustration

 

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