EasyE-mail : Objectifs et principales fonctionnalités

EasyE-mail : Objectifs et principales fonctionnalités

La solution EasyE-mail a été développée avec un souci permanent : que tous les acteurs (utilisateurs, administrateurs, records managers, …) y trouvent plus d’intérêt que de contraintes, faute de quoi, elle ne serait jamais prise en considération.

L’application EasyE-mail aide les utilisateurs à gérer leurs e-mails émis et reçus, notamment ceux à conserver en fonction de l’information dont ils sont porteurs. Elle est dédiée au milieu professionnel ; les entités utilisatrices peuvent être une direction de programme, une équipe projet, un groupe, un service, un centre de recherche, un hôpital (dossier patient), …, ou encore évidemment une société.

L’application EasyE-mail est développée avec les quatre objectifs principaux suivants :

  • E-mails émis : Pour un e-mail jugé « important » par l’émetteur, seulement deux clics lors de sa rédaction et le processus d’envoi l’enregistre, le stocke et le classe en fonction de sa classe et de sa sensibilité ;
  • E-mails reçus : Dès réception et en parallèle :
    • 1) Sélection par des filtres collectifs paramétrables et pour les e-mails retenus : stockage, enregistrement, conversion éventuelle au format souhaité, nommage et versement au système de gestion documentaire ;
    • 2) Tri par priorité ou affaire/projet, suivant un paramétrage individuel, de tous les e-mails reçus dans la boîte à lettres de chaque utilisateur destinataire ;
  • SGBD e-mails : Enregistrement des métadonnées pour traçabilité, partage d’information (collaboratif), gestion des droits d’accès, monitoring, statistiques, … ;
  • Messagerie : Intégration & complément de fonctionnalités sans affecter le fonctionnement de base.

Les e-mails sélectionnés (par l’émetteur pour les e-mails sortants ou internes émis et par le filtre primaire pour les e-mails entrants) sont automatiquement enregistrés et stockés au format natif dans une base collective et/ou dans des bases spécialisées par affaire ou projet ; l’accès à ces stockages se fait via les enregistrements des métadonnées dans la base de données en fonction des droits d’accès spécifiques à chaque e-mail.
Les e-mails sélectionnés par le filtre secondaire sont versés au système de gestion documentaire (SB&I (Serveur Bureautique & Informatique) et/ou GED (Gestion Electronique de Documents) et/ou SAE (Système d’Archivage d’Entreprise)) en fonction du paramétrage de la classe (Courant, Engageant, Contractuel, Permanent) et du niveau de sensibilité (Faible, Moyenne, Forte, Très forte, Tous). Ce versement peut être réalisé au format natif et/ou, via un serveur FTP, au format .eml et/ou .pdf ou .pdf horodaté et est accompagné d’un fichier .xml contenant toutes les données d’identification et les critères de gestion de l’e-mail.

Par ailleurs, EasyE-mail, en classant les e-mails entrants par priorité et/ou par affaire ou projet dans la boîte à lettres de chaque utilisateur :

  • Facilite l’utilisation de la messagerie (réduction du stress) et donc améliore la productivité ;
  • Permet, dans le cadre de la mise en œuvre du droit à la déconnexion, de limiter l’éventuelle prise de connaissance des e-mails en dehors des plages de travail, à ceux à très forte priorité (au lieu de tout ou rien, EasyE-mail propose l’essentiel !).

Et enfin, en sélectionnant les e-mails à stocker, classer et archiver, EasyE-mail :

  • Permet à chaque utilisateur de ne plus se soucier de l’archivage sur son poste de travail de ses e-mails ; il peut en effet y accéder à tout moment via la base d’enregistrement des métadonnées ;
  • Divise par un facteur significatif le volume de stockage actif (3 à 10 suivant la typologie des e-mails traités) en le limitant aux e-mails à conserver – de même pour les sauvegardes ;
  • Fournit des statistiques sur le nombre et le volume des e-mails traités par semaine, mois, … ;
  • Identifie les principaux flux (Top 5 des entités émettrices des e-mails entrants, Top 5 des entités destinataires des e-mails sortants, Top 5 des émetteurs ou destinataires des e-mails internes, …) ;
  • Allège les sauvegardes des boîtes à lettres individuelles, voire les rend caduques ;
  • Permet une architecture différenciant le lieu d’implémentation de la messagerie et le lieu du stockage des e-mails retenus par le filtrage primaire ; par exemple, les utilisateurs d’une messagerie dans le cloud peuvent stocker les e-mails retenus sur un serveur interne ou chez un hébergeur de « confiance » différent de celui de la messagerie.

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