Place et avenir de l’e-mail en milieu professionnel

Place et avenir de l’e-mail en milieu professionnel

Malgré l’apparition d’autres moyens de communication et d’échange, l’e-mail est aujourd’hui un moyen de communication très utilisé dans le milieu professionnel et il s’adapte aux évolutions du monde du travail, des affaires, du commerce, …
La mutation numérique, qui avait débuté en remplaçant certains courriers postaux par des transmissions par télex et fax, s’est poursuivie avec l’e-mail ; ce dernier s’est répandu dans tous les domaines de la communication numérique, avant même la généralisation d’Internet, et a colonisé tous les supports – des anciens PDA « Wap » aux smartphones, tablettes, … Depuis longtemps déjà, il est inconcevable qu’un quelconque moyen de communication ne reçoive pas et n’émette pas d’e-mails.
L’e-mail a été, et est toujours concurrencé par d’autres modes d’échange : dans les années 90/2000 par les intranets, extranets, forums, …, et actuellement par les réseaux sociaux (Slack, Teams, WhatsApp, SMS, Messenger, Réseau Social d’Entreprise, …). Tous ces outils ont en commun l’objectif de réunir la communication d’informations et leur partage. Mais, s’ils facilitent effectivement le partage et l’interactivité entre les participants, voire l’interactivité en temps réel, ils n’offrent pas certaines fonctionnalités essentielles pour les échanges dans le contexte professionnel. En effet l’e-mail, pour un coût très modeste et avec une grande disponibilité, se caractérise notamment par :

  • L’identification de l’utilisateur par une adresse universelle. L’adresse e-mail est devenue le moyen le plus généralisé d’identification pour un très grand nombre de services en ligne. La plupart des réseaux sociaux s’appuient d’ailleurs sur l’adresse e-mail des membres pour les identifier (voire pour leur proposer des connaissances potentielles, …) ;
  • L’émission « ciblée » d’informations ou de documents, éventuellement avec preuve de réception, différenciant utilement le(s) destinataire(s) principal(aux) du(des) destinataire(s) en copie. Cette différenciation correspond à un processus largement admis : un destinataire principal l’est en général « pour action », un destinataire en copie l’est « pour information » ou pour porter à sa connaissance un échange ;
  • Le fait qu’un e-mail constitue un document qu’il est possible de traiter comme tel en exploitant ses métadonnées d’identification et en lui associant des critères de gestion. Ainsi, l’e-mail devient un document comme un autre, qu’il faut pouvoir qualifier (importance, sensibilité, urgence, …), trier, stocker, archiver, et dont il faut également gérer les droits d’accès, la durée de conservation (ou la date limite de destruction).

Certes, l’e-mail présente aussi des problèmes que tout le monde cherche à résoudre (ou du moins le prétend) : spams, volumétrie croissante, e-mails peu pertinents, temps passé (perdu) pour exploiter la messagerie ou rechercher certains e-mails, stress de l’utilisateur, droit à la déconnexion, format(s) de conservation, stockage individuel, … Cependant, les fonctionnalités des messageries progressent, notamment pour en faciliter l’exploitation, et des applications complémentaires sont déjà disponibles pour intégrer les e-mails à la gestion documentaire.

En conclusion, l’e-mail professionnel semble avoir encore de beaux jours devant lui.

 

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