Stockage & archivage : téraoctets ou gestion documentaire ?

Stockage et archivage des e-mails professionnels

Une question de téraoctets ou de gestion documentaire ?

Préambule : ce texte s’adresse aux directions générales, à des directions de programme, équipes projet, services, centres de recherche, laboratoires, hôpitaux, …, qui, pour les informations véhiculées par e-mails, d’une part rechercheraient un moyen de gestion collective (travail collaboratif) pour plus d’efficacité et de productivité (réduction du temps d’exploitation et du stress, traçabilité, fiabilité, monitoring, …, volumétrie, ROI, statistiques), et d’autre part, considéreraient, de leur responsabilité, la définition des règles de vie de ces informations, de leur création à leur destruction, afin de disposer d’une mémoire réfléchie, cohérente et fiable de leurs activités.

Les e-mails professionnels sont devenus des documents comme d’autres ; ils peuvent être porteurs d’informations d’un intérêt éphémère mais aussi, et de plus en plus souvent, d’informations à forte valeur opérationnelle, contractuelle, légale, patrimoniale, à risques, voire mémorielle. Ces e-mails à forte valeur devraient donc être gérés comme d’autres documents (courriers, rapports, comptes rendus, procès-verbaux, …), et insérés dans le même environnement (dossier, GED, SAE). Cette constatation est généralement admise mais trop rarement concrétisée.

Le stockage des e-mails professionnels est encore souvent laissé à l’initiative de chaque utilisateur, dans son environnement de travail, quelquefois non sauvegardé. La sauvegarde régulière des boîtes à lettres est souvent réalisée au niveau de l’entité mais la volumétrie est encore un critère dominant de pilotage.
Un stockage collectif des e-mails est quelquefois mis en œuvre mais le versement reste à l’initiative de chaque utilisateur et requiert une action manuelle ; de plus, l’absence de gestion des droits d’accès au silo commun, conduit parfois à ne pas y verser les informations les plus sensibles. Tant sur un poste individuel que sur un stockage collectif, un moteur de recherche permet de retrouver assez facilement un e-mail, mais une requête ne permet généralement pas d’établir avec fiabilité la liste exhaustive des e-mails pertinents.
La durée de conservation de tels stockages est, le plus souvent, uniforme pour tous les e-mails, quels que soient leurs contenus. Enfin, un stockage prolongé est fréquemment assimilé à un archivage, ce qu’il n’est pas.

Peut-il en être autrement ? Oui, mais en premier lieu, il faut repartir d’une question simple : qu’est-ce que gérer une information dans les domaines d’activité mentionnés en préambule ? Sans prétendre à une réponse universelle, disons que, gérer une information, c’est notamment :

  • la qualifier par rapport à son contexte, contexte présent mais aussi futur autant qu’il peut être anticipé ;
  • la trier en fonction de la qualification, donc décider si elle doit être conservée, ou au contraire, si elle peut être oubliée immédiatement ou à très court terme, et dans ce cas, ne pas faire l’objet d’un stockage et/ou d’un archivage ;
  • pour la conserver, définir des critères de gestion : rattachement à un sujet, projet ou encore dossier, format(s), support(s) et environnement(s) de conservation (stockage et/ou archivage), droits d’accès, durée ou date de fin de conservation (stockage et/ou archivage), voire date limite de destruction, mots-clés, … ;

Réaliser de telles actions, de façon homogène dans le temps et par plusieurs intervenants, nécessite de s’appuyer sur des référentiels (directive, fiches d’identification, plan de classement, guide, …) établis en fonction des normes correspondantes et de disposer des moyens matériels les implémentant.
Pour concrétiser ces objectifs, il faut donc :

  • extraire les données d’identification du document, l’e-mail dans le cas traité ;
  • associer des critères de gestion ;
  • éventuellement, éditer une copie ou plusieurs au(x) format(s) souhaité(s) et la(les) nommer suivant un plan de nommage ;
  • intégrer la (les) copie(s) à l’environnement documentaire (dossier bureautique, GED, SAE) parmi les autres documents relatifs au même sujet ;
  • enregistrer le tout dans un registre, ou de façon plus actuelle, dans une base de données.

Ainsi, à partir de ces données d’identification et de ces critères de gestion, il est possible notamment :

  • de partager l’information, donc de donner accès en fonction du besoin d’en connaître et des droits correspondants ;
  • de retrouver sans difficulté un document ;
  • d’assurer la traçabilité de l’information, y compris l’évolution de son statut en fonction du temps (stockage, archivage, destruction (éventuellement documentée)) ;
  • d’obtenir, en réponse à une requête, un nombre exhaustif et fini de documents ;
  • de prendre connaissance des échanges au moment choisi (monitoring) sans en recevoir copie en temps réel ;
  • de territorialiser et de pérenniser le stockage et l’archivage ;
  • de suivre des statistiques sur les flux globaux et par utilisateur ainsi que la volumétrie ;

Est-ce applicable pour la gestion des e-mails ? Evidemment OUI et une version bêta d’une application le prouve ! Son développement a été guidé par le principe suivant (constaté mais peut-être regrettable) : « Pour accepter une contrainte, il faut y trouver, à court terme, un bénéfice supérieur à la contrainte », principe applicable au niveau de l’utilisateur mais également à celui de la direction générale (gain de temps, efficacité, productivité, no stress, ROI, réduction des risques, déconnexion, …).

En conclusion, la solution EasyE-mail répond à de tels objectifs ; son déploiement ne nécessite que quelques jours (logiciel, paramétrage et reprise d’un existant pour l’initialisation), et au quotidien, la sélection et le versement d’un e-mail ne demande que deux ou trois clics (aucune saisie fastidieuse source d’erreurs).

www.easydemat.com

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