EasyE-mail

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Gestion managériale des e-mails professionnels
Gouvernance de l’information transmise par e-mails

EasyE-mail s’intègre à / complète votre messagerie sans en affecter le fonctionnement

 Un clic et vos e-mails départ « importants » classés dès leur envoi !

E-mails entrants « importants » sélectionnés et classés automatiquement dès leur arrivée !

Fini le dossier « Arrivée » fourre-tout ! E-mails entrants répartis automatiquement dès leur arrivée dans des sous-dossiers par priorité, affaire/projet.

Trop d’e-mails sur votre smartphone ! EasyE-mail limite aux prioritaires !

Un e-mail à revoir ultérieurement : EasyE-mail le met en attente et le réactive à la date souhaitée – si besoin, fait une entrée d’agenda correspondante, invite les collaborateurs concernés, le rediffuse lors de sa réactivation, …

Fini les copies inutiles ou pour info ! Monitorez via le chrono EasyE-mail le flux des échanges de vos collaborateurs, de votre équipe projet, …,

Rechercher un e-mail : quelques clics et le chrono vous propose le lien ad’hoc !

Et bien plus encore : découvrez EasyE-mail !

Pour quoi faire ? Pour qui ?
Maîtriser le flux d’e-mails avec fiabilité, sans stress, sans perte de temps, … Tous
Gestion de l’information « vivante » : classement, stockage, droits d’accès, … Tous – notamment : Chefs de projet, de groupe, de service, Directeurs, Documentalistes, Archivistes, …
Travail collaboratif : Partage et disponibilité de l’information Tous – notamment : Chefs de projet, de groupe, de service, …
Traçabilité – Monitoring des flux
Responsable(s) : PDG, DG, DAF, CIO, DSI, Sécurité, …
Maîtrise de la volumétrie, du stockage, de l’archivage (gestion légale et patrimoniale) Tous – en particulier : DG, DAF, DSI, Archiviste, …

Déploiement en interne et / ou partiellement ou totalement dans le cloud

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L’application EasyE-mail, dédiée au milieu professionnel, aide les utilisateurs à traiter leurs e-mails et à gérer l’information dont ceux-ci sont porteurs, notamment ceux qualifiés comme « engageants » ou « sensibles ».

Les utilisateurs, désignés collectivement ci-après « entité utilisatrice », peuvent être une équipe projet, un groupe, un service, un laboratoire, un centre de recherche, …, ou encore évidemment une société.

EasyE-mail n’affecte pas le fonctionnement de la messagerie en service mais fournit une aide à :

  • l’entité utilisatrice : maîtrise de l’information contenue dans les e-mails, disponibilité de celle-ci pour favoriser le travail collaboratif sous réserve des droits d’accès, traçabilité des échanges, gestion documentaire des e-mails similaire à celle des autres documents, … ;
  • chaque utilisateur : assistance personnalisée, en temps réel, pour la rédaction et le classement de nouveaux e-mails, le traitement des e-mails reçus, la recherche et le partage d’informations (sans mettre en copie la « terre entière »), …

Un traitement complètement automatisé des e-mails serait évidemment idéal mais, outre son infaisabilité, une solution unique ne peut appréhender la diversité des contenus et des besoins. Cependant, l’utilisateur appréciera les aides de l’application EasyE-mail via les fonctionnalités suivantes :

  • un module central assurant :
    • le filtrage des e-mails à retenir pour le stockage et la gestion documentaire en fonction d’un paramétrage collectif basé sur des référentiels : adresses internet, noms de domaine et mots-clés ;
    • le dédoublonnage pour retenir un seul exemplaire de chaque e-mail ;
    • l’identification pour lier chaque e-mail à une affaire ou un projet en fonction du référentiel ;
    • l’enregistrement des métadonnées dans une base de données ;
  • un module dédié aux utilisateurs – dont l’emploi nécessite une personnalisation du poste « client » et un paramétrage individuel – qui permet notamment :
    • le classement des e-mails envoyés par un ou deux clics lors de la rédaction ;
    • au sein de la boîte mail de l’utilisateur, le tri automatique des e-mails reçus en fonction du paramétrage de son référentiel individuel de priorités et/ou de dossiers ;
    • la mise en attente associée, si besoin, à une entrée d’agenda et à une rediffusion planifiée ;
  • un module de filtrage secondaire pour :
    • identifier, via un paramétrage collectif, les e-mails à livrer au système de gestion documentaire ;
    • valider la pertinence du classement ou de l’indexation par rapport au plan de classement ;
    • orienter le traitement et la livraison au système de gestion documentaire ;
  • un module de traitement assurant :
    • la conversion aux formats .pdf et/ou .eml ;
    • l’horodatage des fichiers PDF correspondant aux e-mails sélectionnés.

Outre ces quatre modules, l’architecture comprend notamment :

  • une base de données regroupant l’ensemble des informations – le SGBD est le pivot pour relier l’ensemble des fonctionnalités souhaitées ;
  • un référentiel des utilisateurs, mais également des échelons hiérarchiques concernés, le tout permettant de gérer un organigramme, élément clé pour gérer les droits d’accès ;
  • un référentiel des affaires ou projets qui définit les paramètres par défaut à appliquer, les seuils pour déclencher certaines actions, les participants et coopérants internes, les correspondants externes, … ;
  • des interfaces simplifiées – quelques clics suffisent pour réaliser les actions de gestion.

 Nota : l’application EasyE-mail couvre l’ensemble des considérations ou recommandations formulées dans le Livre blanc « L’archivage des mails ou Les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise » édité par le CR2PA (Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage).

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