La gestion managériale des e-mails, c’est quoi ?

La gestion managériale des e-mails, c’est quoi ?

Un e-mail professionnel est un document d’activité comme un autre (lettre, fiche, rapport, procès-verbal, contrat, facture, …) porteur d’une information pouvant avoir une valeur opérationnelle, contractuelle, patrimoniale, « à risques », voire mémorielle, qu’il faut pouvoir gérer. C’est ce que propose la gestion managériale des e-mails pour le milieu professionnel (direction de programme ou de projet, service, laboratoire, centre de recherche, bureau d’ingénierie, …, société) ; elle consiste à :

  • sélectionner les e-mails émis et reçus qui doivent être conservés en fonction de la valeur de l’information qu’ils portent ;
  • associer à chaque e-mail les critères pertinents de gestion (partage, traçabilité, stockage, archivage, durée de conservation, élimination, …).

Qui la met en œuvre ?
La première difficulté pour la gestion d’une information est sa qualification. Pour un e-mail, l’émetteur et le récepteur sont en général les plus aptes, chacun en ce qui le concerne, pour qualifier l’information portée celui-ci.

Quand ?
La gestion en temps différé est généralement vouée à l’échec. C’est donc, en temps réel, lors de l’émission ou de la réception d’un e-mail que les critères de gestion doivent être associés.

Comment ?
L’effort de l’utilisateur doit être négligeable par rapport au bénéfice attendu, faute de quoi, l’action ne sera pas faite. Donc, des critères de gestion par défaut doivent pouvoir être appliqués en deux clics lors de l’émission et automatiquement pour les e-mails reçus. Si besoin, ces critères doivent pouvoir être affinés par un ou deux clics supplémentaires.

Quel environnement ?
Les critères découlent d’un plan de gestion structuré en fonction des normes et des directives applicables et comprenant les référentiels nécessaires tels que : liste des participants, liste des sujets, affaires ou projets, filtres, base de données, … Ces référentiels doivent permettre de rattacher une information à un sujet, une affaire, un projet, …, et d’y associer des critères tels que :

  • Classe : Courant, engageant, contractuel, permanent ;
  • Sensibilité ou confidentialité : Faible, Moyenne, Forte, Très forte ;
  • Droits d’accès :
  • Format(s) de stockage et/ou d’archivage : format natif, pdf, pdf horodaté ;
  • Supports de stockage et/ou d’archivage ;
  • Durée(s) de conservation en stockage et/ou en archivage ;
  • Indexation par mots-clés, catégorie de conservation, …

Où stocker et archiver ?
Au lieu d’un stockage individuel et d’un archivage aléatoire des e-mails, la gestion managériale les regroupe dans une base commune ou dans des bases spécialisées par sujet, affaire ou projet, intègre une copie au format choisi, parmi les autres documents, dans les supports de gestion documentaire (serveur de fichiers, GED, coffre, archives).

Comment rechercher un e-mail ?
La gestion managériale s’appuie sur l’enregistrement automatisé dans une base de données des métadonnées des e-mails sélectionnés et de leurs critères de gestion associés. A partir de cet enregistrement des métadonnées et en fonction de ses droits d’accès, chaque utilisateur peut retrouver facilement un e-mail, un groupe d’e-mails échangés sur un sujet, émis et/ou reçus par un utilisateur et/ou un correspondant, … Cette facilité de recherche supprime le besoin de stocker et d’archiver individuellement les e-mails.

Au niveau global de l’entité utilisatrice, EasyE-mail :

  • établit un pont entre la messagerie et le système de gestion documentaire, ceci afin d’automatiser, ou du moins de réduire à quelques clics, le versement des e-mails à conserver et à gérer comme d’autres documents ;
  • assure la traçabilité des e-mails, leur accessibilité pour un travail collaboratif, donc le partage d’information sans mettre en copie la « terre entière » ;
  • facilite la recherche d’un e-mail sans perte de temps ;
  • gère les droits d’accès, le stockage après dédoublonnage, le format et la durée de conservation en particulier des e-mails dits engageants, sensibles ou encore à valeur patrimoniale ;
  • permet aux responsables (chefs de projet, chefs de groupe, direction, …) le monitoring des échanges par e-mail concernant leur domaine, …

Pour les utilisateurs, EasyE-mail facilite, en temps réel, la gestion du courrier électronique en :

  • classant automatiquement dès réception le courrier « arrivée » dans des sous dossiers organisés par priorités, affaires ou projets pour une lecture et un traitement plus efficaces ;
  • mettant à disposition les outils pour, sans effort et sans perte de temps, sélectionner et verser dans le système de gestion documentaire les e-mails porteurs d’une information à conserver.