Commandes & Factures Fournisseurs (C2F)
Emission commandes, enregistrement bordereaux de livraisons et factures fournisseurs & suivi règlements
Préambule : Pour une bonne utilisation de ce module, il est recommandé de demander aux fournisseurs de ne pas émettre de bons de livraison ou de factures concernant plusieurs commandes.
Ce module permet :
- d’élaborer un projet de commande et de le faire approuver via un circuit de validation – en fonction de l’état d’avancement, le projet de commande passe par différents statuts (liste paramétrable) : projet, en circulation, approuvée, à émettre, émise, soldée – la fiche possède par ailleurs deux états : active et close :
- d’établir les lignes de commande et de les rattacher à une commande – ces lignes de commande héritent lors de leur création des statuts et états de la commande ;
- d'émettre une commande :
- par impression,
- sous forme d’un fichier PDF – en option : signé et horodaté ;
- d’enregistrer les bons de livraison correspondants, et de les :
- rapprocher de la commande,
- faire valider via le circuit de validation dont les principales étapes sont (liste paramétrable) : reçu, en circulation, approuvé – cette fiche possède également deux états : Actif et Clos ;
- d’enregistrer les factures correspondantes et :
- de les rapprocher des commandes et bons de livraison correspondants,
- de les faire approuver via un circuit de validation – en fonction de l’avancement du processus, la facture fournisseur passe par différents statuts (liste paramétrable) : attendue, reçue, en circulation, approuvée, à payer, soldée – cette fiche possède également deux états : Actif et Clos ;
- d’exporter les données nécessaires pour leur intégration dans un logiciel comptable (par défaut : fichier Excel formaté) ou de suivre les règlements de ces factures ;
- de disposer de différents tableaux de bord – chaque tableau permettant de sélectionner les commandes ou factures par statut et indiquant les sous-totaux correspondants.
Associé à l’atelier de dématérialisation EASYDEMAT, ce module permet d’importer en s’affranchissant d’une saisie manuelle les données des bons de livraison et des factures extraites par le processus de dématérialisation des courriers entrants (bons de livraison) et des factures fournisseurs.
Ce module Commandes & Factures fournisseurs s’appuie, quel que soit le mode de déploiement, sur le module « Suivi Contacts », module de référence pour l’identification des correspondants, mais peut être utilisé :
- au sein de la suite EASYCALAME, donc en liaison avec le module référentiel « Activités & Affaires » ;
- en stand-alone, c'est-à-dire, sans lien avec ce module « Activités & Affaires ».
Son utilisation est :
- soit globale : émission des commandes, enregistrement des bons de livraison, enregistrement des factures fournisseurs et suivi des paiements ;
- soit partielle, en fonction du besoin du client :
- émission de commandes,
- enregistrement et validation de bons de livraison,
- enregistrement et validation de factures fournisseurs – avec la possibilité d’exporter vers un logiciel comptable les données concernant les factures au statut « A PAYER » ou de suivre l’exécution des paiements correspondants.
Ce module permet en outre :
- le rapprochement d’une facture par rapport à la commande correspondante :
- soit globalement, version de base,
- soit ligne à ligne (option) ;
- d’exporter les différentes données gérées au sein de tableaux Excel pour exploitation, transfert vers une autre application de gestion, et/ou encore historisation ;
- d’attribuer au niveau de chaque facture et de chaque ligne de facturation des éléments de codification analytique et/ou comptable.
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