Documents (Doc)

Gestion documentaire pour le suivi de dossiers, de documents, … - gestion de courrier et des e-mails.

Préambule : Le terme « document » désigne tous les types de documents (mémorandum, note, rapport, courrier, e-mail, …) et l’expression « fiche document » désigne le document (au sens Domino/Notes) ou fiche interne à la base portant les éléments d’identification des documents ainsi que les annotations diverses afférentes.

Le module « Documents » de la suite EASYCALAME est un outil de gestion documentaire conçu pour rassembler et gérer dans un même espace l’ensemble des documents de l’entité utilisatrice dans lequel on distingue :

• les documents de type mémorandum, rapport, contrat, proposition commerciale, …
• les courriers en incluant sous ce terme les courriers « papier » numérisés mais aussi les e-mails – pour lesquels l’application intègre la fonction de gestion de courrier.

Ce module de gestion documentaire permet de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise en les classant directement dans des dossiers, sous-dossiers, … ou en ne les classant pas mais en leur attribuant les mots-clés appropriés lors de l’enregistrement pour permettre de les retrouver suivant une indexation par ces mots-clés. Il est de plus possible de rattacher un document à différents dossiers.

Chaque dossier peut être catégorisé comme relevant des catégories (valeur paramétrable) : Activité, Affaire, Société, Client, Divers, … indexé par des mots-clés pertinents pour le dossier.