Factures Clients (FC)

Emission bons livraison, factures clients & suivi encaissements.

Ce module « Factures Clients » s’appuie, quel que soit le mode de déploiement, sur le module « Suivi Contacts », module de référence pour l’identification des correspondants, mais peut être utilisé :

• au sein de la suite EASYCALAME, donc en liaison avec le module référentiel « Activités & Affaires » ;
• en stand-alone, c'est-à-dire, sans lien avec ce module « Activités & Affaires ».

Son utilisation peut être :

• soit globale : émission des bons de livraison, émission des factures clients et suivi des encaissements ;
• soit partielle, en fonction du besoin du client :
• validation et émission de bons de livraison,
• validation et émission de factures clients et suivi des encaissements correspondants ou export vers un logiciel comptable des données concernant les factures au statut « EMISES ».

Ce module « Factures Clients » permet notamment :

• d’établir dès le lancement d’une affaire :
• un plan de livraison – matérialisé par la préparation des projets de bons de livraison (statut : projet),
• un plan de facturation en initialisant les projets de factures client et de lignes de factures ;
• d’attribuer au niveau de chaque facture et de chaque ligne de facturation des éléments de codification analytique et/ou comptable ;
• de faire approuver via un circuit de validation (workflow) – en fonction de l’état d’avancement de l’affaire - les projets de bons de livraison et de factures qui passent par différents statuts (listes paramétrables) : projet, en circulation, approuvé, à émettre, émis, … – les fiches correspondantes possèdent par ailleurs deux états : active et close ;
• d'émettre un bon de livraison ou une facture client :
• par impression – pour expédition par courrier « papier » ;
• sous forme d’un fichier PDF – en option : signé et horodaté – pour expédition par courrier électronique ;
• d’exporter les différentes données gérées au sein de tableaux Excel pour exploitation, transfert vers une autre application de gestion, et/ou encore historisation ;
• de disposer de différents tableaux de bord – chaque tableau permettant de sélectionner les bordereaux de livraison ou les factures clients par statut et indiquant les sous-totaux correspondants ;
• de disposer de l’assiette de calcul des commissions sur vente ou chiffre d’affaire ;
• de suivre les encaissements (y compris le cas échéant la mobilisation bancaire, les paiements partiels, …) et d’en éditer un état pour faciliter le rapprochement bancaire ;
• de suivre les relances en cas de retards de paiement ;
• de suivre les encours de production et les sommes correspondantes perçues à titre d’acompte ;
• …

Si ce module est utilisé en liaison avec le module référentiel « Activités & Affaires », le projet de facture lors de sa création hérite des informations invariables (adresse client, n° compte bancaire, codification, …) figurant soit dans la fiche client « Suivi contact », soit dans la fiche « Affaire » correspondante.

Si ce module est utilisé en stand-alone, un nouveau projet de facture peut être :

• créé à partir du modèle en héritant des informations figurant dans la fiche client du module « Suivi Contacts » ;
• par duplication d’une facture existante concernant le même client, l’agent de duplication conservant les données invariables (adresse, compte bancaire, codification, …) – ces dernières restant cependant modifiables suivant besoin.

De même, les lignes de facturation peuvent être créées à partir du modèle ou par duplication de lignes de facturation existantes, donc en conservant, à l’exception de la numérotation, les mêmes informations qui seront modifiées suivant besoin.